電話會議通知
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使用電話通知會議,是在會議籌備時間較為緊張的情況下采用的一種方法。與書面通知會議相比,具有時間上的緊迫性和通知內容傳遞上的間接性等特點,所以極易發生差錯.為準確無誤地做好電話通知,應注意以下2點:
通知內容突出一個“簡”字。為便于對方記錄,在全面、準確領會通知內容的基礎上,應草擬好提綱,內容盡量簡明扼要,重點交待清楚時間(包括會議時間和報到時間)、地點(會議 地點和報到地點)、參加人員、主題及要求等,其他可以從略。
準備工作突出一個“細”字。平時應多收集、掌握一些基本情況,盡可能地做好充分的準備工作。可根據會議的不同范圍,平時擬定出常用的不同類型的會議通知單,這樣,不論何類會議,均可立即通知,而不必擔心遺漏單位。還應同有關方面特別是其他三大機關多溝通、勤聯系,以便于相互配合。由于我們平時準備工作扎實,在兩個多小時內就用電話將一百多個單位全部通知完畢,保證了會議按時召開,領導非常滿意。
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