辦公設備管理制度15篇【精】
在現(xiàn)實社會中，制度對人們來說越來越重要，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編精心整理的辦公設備管理制度，希望能夠幫助到大家。
辦公設備管理制度1
1.目的
為了規(guī)范公司辦公設備日常保養(yǎng)維護及故障處理方式，劃分各部門職責，提高辦公設備工作效率和使用壽命，規(guī)范設備維修申請、審核程序，特制訂本制度。
2.適用范圍和種類
2.1本辦法適用于所有公司下屬部門。
2.2辦公設備的`種類為：打印機、復印機、電腦、電話、飲水機。
3.具體內(nèi)容
3.1打印機、復印機、電腦、電話日常保養(yǎng)及故障申報
3.1.1各部門負責本部門辦公設備的日常維護和故障申報；
3.1.2各部門應正確使用辦公設備，使用人需了解辦公設備的使用方法；
3.1.3辦公設備應保持外觀完整清潔的狀態(tài)，做到每日擦試清潔；
3.1.4每日下班后關閉辦公設備電源；
3.1.5行政管理員每周定期對打印機、復印機檢查，按需加粉、加墨；
3.1.6打印機、復印機、電腦、電話出現(xiàn)故障時，請及時通知行政管理員，由行政管理員排除故障，如無法維修的，由行政管理員聯(lián)系外單位維修；
3.1.7行政管理員需對維修的辦公設備做好維修臺帳。
3.2飲水機、直飲機日常保養(yǎng)及故障申報
3.2.1辦公室飲水機由使用部門負責日常清潔衛(wèi)生；
3.2.4飲水機出現(xiàn)故障，由使用部門報行政部，由行政部聯(lián)系送水單位維修。
4.實施
本規(guī)定自發(fā)布之日起開始執(zhí)行，如實施過程遇到有悖規(guī)定的，按本規(guī)定實施。
辦公設備管理制度2
第一條因工作需要，各單位可申請領用集團標配的辦公機器及辦公設備。為了保證辦公設備的正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
第二條辦公設備申領流程
一、新員工經(jīng)入職培訓后，憑單位人事部門簽發(fā)的《人員錄用審批表》（見“集團人事招聘制度”），到單位辦公室申領相應的辦公設備。
二、單位辦公室信息技術員負責檢查辦公設備庫存，充足可直接發(fā)放；如不足，設備管理員則做好登記，對外進行采購。
三、設備到庫后，單位辦公室的信息技術人員應認真驗收設備后，登記《辦公設備初始表》（附表1）、《辦公設備狀態(tài)變更表》（附表2）、《辦公設備狀態(tài)表》（附表3）。
四、設備發(fā)放時，信息技術員與或領用人共同檢查設備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》（附表4），以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第三條辦理設備歸還流程
一、離崗員工持單位人事部門簽發(fā)的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設備歸還手續(xù)。信息技術員核對《辦公設備狀態(tài)表》，查找離崗人員的全部領用情況，收回設備。
二、領用人和信息技術員在共同檢查所歸還設備，在無損壞、無缺少配件、無欠費情況下，領用人需在《辦公設備歸還單》上簽字確認。如有損壞、缺少配件、欠費的`，應按價格賠償、支付所缺的配件價格（配件價格由供應商提供）、還清欠費后，設備管理員才可簽字確認，并經(jīng)由單位辦公室負責人蓋章審核后，方可繼續(xù)辦理離崗手續(xù)。
三、領用人和信息技術員當場將電子設備做返廠設置，如返廠設置失敗，信息技術員不得在《離崗通知函》上簽字。
四、辦公設備歸還人、信息技術員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第四條辦公設備采購流程
一、各單位辦公室負責設備的采購、登記、發(fā)放與運維工作。各單位根據(jù)自身需要向集團指定供應商處進行采購。
二、設備發(fā)放時，信息技術員與領用人共同檢查設備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》，以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第五條機器設備管理流程
一、辦公設備臺賬與盤點
1、《辦公設備初始表》：當設備購入并出庫后，管理責任即移交至使用單位，就開始登記此表。表格反映了固定資產(chǎn)在最初移交到信息中心時的狀態(tài)，表格中的數(shù)據(jù)一旦生成則不允許修改。
2、《辦公設備狀態(tài)變更表》：記錄每一次固定資產(chǎn)相關狀態(tài)屬性變化情況，是記錄設備資產(chǎn)變化的流水賬，從而觸發(fā)《辦公設備狀態(tài)表》的修改。由各單位辦公室的信息技術員填寫。
3、《辦公設備狀態(tài)表》：表格反映了固定資產(chǎn)的最新狀態(tài)，表格中的數(shù)據(jù)不得隨意修改，修改的唯一依據(jù)是《辦公設備狀態(tài)變更表》。由各單位的信息技術員填寫。
4、《辦公設備領用表》：表格記錄了各經(jīng)營性單位領用辦公設備的實際情況。由各單位信息技術員填寫。
5、《辦公設備初始表》、《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》、《辦公設備領用表》的原件各單位進行存檔。
二、盤點
1、根據(jù)各單位的發(fā)放及統(tǒng)計臺賬，各單位辦公室應當于每季度末對辦公設備進行局部盤點，集團行政管理中心每年年終對各單位辦公設備進行全局盤點。
2、盤點內(nèi)容：核對機器設備使用情況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設備跟領用時是否一致，是否有丟失。
3、在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人承擔。
4、信息技術員根據(jù)盤點情況，對于毀損、丟失、及配少配件情況，向上級部門匯報，經(jīng)集團行政管理中心最終確認，再交由單位財務部門劃價。
辦公設備管理制度3
第一條：為進一步規(guī)范辦公用品的管理，明確辦公用品的申購、審批、采購、驗收、報銷及領用等規(guī)定，減少辦公費用開支，特制定以下規(guī)定。
第二條：辦公用品的申購及審批規(guī)定：
1、常規(guī)辦公用品的申購：由綜合管理部保管員根據(jù)每月用量及庫存情景，于每月的月底進行統(tǒng)計申購。
2、十分規(guī)辦公用品的申購：各部門需使用的辦公用品如屬于十分規(guī)用品，首先須報本部門經(jīng)理審批，然后報分管副總經(jīng)理和行政副總經(jīng)理審批后，方可由綜合管理部采購，如果價值超過20xx元以上的，還必須報總經(jīng)理批準后方可采購。
3、綜合管理部采購人員填寫申購單時，必須詳細注明所申購用品之名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價及申購部門等，對于常規(guī)的辦公用品，應固定一個物美價廉的品牌，不宜隨意變更。
第三條：辦公用品的采購規(guī)定：
1、采購人員應根據(jù)已審批的申購單要求進行采購，有疑問的’須即時反饋，否則出現(xiàn)采購錯誤，由采購人員承擔職責。
2、采購人員采購辦公用品時，務必把握“貨比三家、物美價廉”的`原則，確保所購用品質(zhì)量。
3、在價格和質(zhì)量基本穩(wěn)定的情景下，不應隨意更換辦公用品的品牌，否則綜合部保管員有權拒收。
4、所有辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一采購，特殊用品經(jīng)行政副總批準后可由申請使用部門購買，且均須供給發(fā)票(以加蓋印章方為有效)和購買處地址及電話，以便市場調(diào)研。
第四條：辦公用品的驗收及報銷規(guī)定：
1、綜合管理部保管員負責辦公用品的驗收。
2、保管員驗收辦公用品時，必須嚴格依據(jù)申購單的有關要求進行驗收，確認合格后辦理入庫手續(xù)，有質(zhì)量問題的，一律作退貨處理，對數(shù)量或單價有疑問的亦可拒收，并向上反映。
3、所有辦公用品必須憑正規(guī)發(fā)票后附入庫單，經(jīng)綜合管理部保管員驗收簽字，綜合部經(jīng)理審核，分管副總和總經(jīng)理審核簽字后，財務方可報銷。
第五條：辦公用品的領用規(guī)定：
1、辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一保管、發(fā)放，各部門需使用辦公用品的可按審批程序到綜合管理部處領取，綜合管理部保管員原則上按照《辦公用品消耗標準》予以發(fā)放。
2、各種筆芯、鉛筆、墨水、橡皮、雙面膠、膠帶、文件夾、文件袋、回形針、大頭針、大小便箋、稿紙等易耗品，可由本部門經(jīng)理簽字同意，綜合管理部經(jīng)理批準后領用。
3、圓珠筆、中性筆、涂改液、筆記本等常用品的領用，除需部門經(jīng)理簽字同意外，還須注意領用周期，原則上領用周期為三個月(對于已領過圓珠筆或中性筆的，原則上以后只能領用筆芯)。
4、計算器、電話機、U盤、墨盒等非消耗性用品的領用和更換，除需本部門經(jīng)理簽字同意，經(jīng)綜合部經(jīng)理審批準外，領用時還須以舊換新。
5、打印機、傳真機、飲水機、碎紙機、電腦、辦公桌椅、文件柜、保險箱等貴重辦公用品用具的領用，必須由行政副總經(jīng)理批準，并執(zhí)行交舊領新制度。
6、領用人員離職時，須清還領用之辦公用品(易耗品視情景而定)，如有丟失的須按原價扣還。
辦公設備管理制度4
第一章總則
為使辦公用品管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，降低辦公用品消耗，減少損失和浪費，結(jié)合我中心工作特點，在管理上貫徹“管用結(jié)合，合理調(diào)配，物盡其用”的原則，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。
第二章辦公用品范圍
1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。
2、低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等。
3、實物資產(chǎn)：物資價格達300元以上，如：空調(diào)、計算機、攝像機、照相機等電腦、打印機的耗材。
4、其他辦公用品、設備。
第三章辦公用品申請
1、各部門如需辦公用品，于每月25日前經(jīng)部門主管確認，上報辦公室，經(jīng)中心主任審批后，辦公室統(tǒng)一安排購置。
2、因工作需要，急需的辦公用品，各部門可直接向中心主任報告后購買，事后再補辦有關手續(xù)。
第四章辦公用品采購
1、公司辦公用品的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)中心同意，可由申請部門自行購買。
2、申購物品應填寫物品申購單。
3、物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：
1)定點：公司定大型超市進行物品采購。
2)定時：每月月初進行物品采購。
3)定量：動態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。
4)選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較，擇優(yōu)選用
第五章辦公用品入庫
1、購入的辦公用品由財務負責按類別、品種清點、驗收，及時登記入冊，統(tǒng)一入庫管理。
2、對于存在質(zhì)量問題的產(chǎn)品，財務有權拒收，有采購人員負責退換。
3、對購入、發(fā)出和庫存的數(shù)量，并建立一套領用登記臺賬
第六章領(借)用制度
辦公用品使用要堅持“厲行節(jié)約、反對浪費”的原則，必須通過財務辦理一定登記手續(xù)后方可領取或借用，一般不得私自任意拿用。具體辦法：
1、領用電腦、打印機的各類耗材必須以舊換新。
2、領用其它辦公用品由領用人在辦公用品臺賬上登記。
3、凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門經(jīng)理簽字認可。
4、借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還。
5、借用物資發(fā)生損壞或遺失的'，視具體情況照價或折價賠償。
第七章附則
1、新進人員到職時向財務部領用辦公物品;人員離職時，必須向財務辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)財務認可的，其他部門不得為其辦理離職手續(xù)。
2、辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。
3、定期開展辦公用品核查工作，盤點、核對，做到帳實相符。
4、全體工作人員要加強對公用物資、辦公用品的使用和保管。嚴格控制不必要的消耗和損壞，對不負責任而造成損失者要追究其責任或經(jīng)濟賠償。
辦公設備管理制度2
1.目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用，更好地服務于公司各項工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3.職責
3.1人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理，采購與報廢的審核，辦用品的收發(fā)管理。
3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責任愛護公司的辦公設備。
3.3高級副總裁(總經(jīng)理)負責單價XX元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。
3.4信息部負責電腦及其周邊設備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認，網(wǎng)絡安全的管理。
3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監(jiān)控。
4.辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品：
4.1.1辦公家具，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設等。
4.1.2辦公設備類，如：電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數(shù)碼照相機、音響器材及相應耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。
4.2.2生活用品，如：面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5.辦公設備及用品的添置申請流程
5.1每月底，各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部，逾期不交的部門，視放棄申請?zhí)幚怼?/p>
5.2各部門經(jīng)理應嚴把審核關，以控制辦公用品開支成本。
5.3行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設備及用品數(shù)量，編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批，批準后統(tǒng)一由行政助理負責采購。
5.4辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核，費用超過XX元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施采購。
5.5辦公設備及用品采購回公司，管理部門應先建檔登記，并及時通知相關部門領用。
6.辦公設備及用品的使用管理
6.1辦公設備屬公司資產(chǎn)，使用者有責任和義務妥善保管、合理使用，不能隨意轉(zhuǎn)交他人，造成遺失的承擔賠償責任。
6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案，員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。
6.3員工因工作變動或離職的，應及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。
6.4各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用，并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。
6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午，特殊情況或急用物品除外，計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。
6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償，設備折舊年限為5年，以每年折舊率20%計算。
7.辦公設備的報修
7.1所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修，人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
7.2個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網(wǎng)絡、通信設備如遇故障，應及時通知信息部，由信息部工作人員檢修或通知相關供應(維修)商來公司進行檢修。
7.3故障解決后填寫《辦公設備報修記錄表》，并由報修人簽字確認后，由人力資源及行政部存檔。
7.4經(jīng)相關技術人員鑒定下列情況造成損壞的，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程序折價賠償。
7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
7.4.2私自拆裝電腦、復印機等設備的;
7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的;
7.4.4人為的損壞。
8.辦公設備的報廢
8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》，說明原因和理由，部門負責人審核，并由信息部技術人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2人力資源及行政部根據(jù)相關技術人員的意見，并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
8.3經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔，復印給財務部、辦理報廢手續(xù)，進行帳務處理，并辦理補充新設備的申購或領用手續(xù)。
9.辦公設備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準后，到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。
10.辦公用品及設備的盤點制度
10.1行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領用單，編制“辦公用品費用月報表”交部門經(jīng)理審核。
10.2為控制庫存數(shù)量，辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數(shù)量即可。
10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點，對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11.記錄表單
11.1個人辦公設備及用具登記表
11.2辦公用品申領計劃表
11.3辦公設備報修記錄表
11.4辦公設備報廢申請表
11.5辦公設備購置申請表
辦公設備管理制度5
1.目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用，更好地服務于公司各項工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3.職責
人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理，采購與報廢的審核，辦用品的收發(fā)管理。使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責任愛護公司的辦公設備。高級副總裁(總經(jīng)理)負責單價XX元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。信息部負責電腦及其周邊設備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認，網(wǎng)絡安全的管理。財務部負責辦公設備及用品費用的監(jiān)控。
4.辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
耐用品：
辦公家具，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設等。
辦公設備類，如：電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數(shù)碼照相機、音響器材及相應耗材等。低值易耗品
辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。
生活用品，如：面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5.辦公設備及用品的添置申請流程
每月底，各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部，逾期不交的部門，視放棄申請?zhí)幚怼８鞑块T經(jīng)理應嚴把審核關，以控制辦公用品開支成本。行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設備及用品數(shù)量，編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批，批準后統(tǒng)一由行政助理負責采購。辦公設備的`添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核，費用超過XX元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施采購。辦公設備及用品采購回公司，管理部門應先建檔登記，并及時通知相關部門領用。
6.辦公設備及用品的使用管理
辦公設備屬公司資產(chǎn)，使用者有責任和義務妥善保管、合理使用，不能隨意轉(zhuǎn)交他人，造成遺失的承擔賠償責任。
人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案，員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。員工因工作變動或離職的，應及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用，并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督辦公用品領用時間原則上是每星期一下午，特殊情況或急用物品除外，計算器等價值超過10元以上部12份物品領用時須以舊換新。辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償，設備折舊年限為5年，以每年折舊率20%計算。
7.辦公設備的報修
所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修，人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網(wǎng)絡、通信設備如遇故障，應及時通知信息部，由信息部工作人員檢修或通知相關供應（維修）商來公司進行檢修。
故障解決后填寫《辦公設備報修記錄表》，并由報修人簽字確認后，由人力資源及行政部存檔。經(jīng)相關技術人員鑒定下列情況造成損壞的，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程序折價賠償。
安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；私自拆裝電腦、復印機等設備的；使用不當造成設備損壞和丟失的；人為的損壞。
8.辦公設備的報廢
凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》，說明原因和理由，部門負責人審核，并由信息部技術人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。人力資源及行政部根據(jù)相關技術人員的意見，并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔，復印給財務部、辦理報廢手續(xù)，進行帳務處理，并辦理補充新設備的申購或領用手續(xù)。
9.辦公設備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準后，到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。
10.辦公用品及設備的盤點制度
行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領用單，編制“辦公用品費用月報表”交部門經(jīng)理審核。為控制庫存數(shù)量，辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數(shù)量即可。每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點，對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11.記錄表單
個人辦公設備及用具登記表
辦公用品申領計劃表
辦公設備報修記錄表
辦公設備報廢申請表
辦公設備購置申請表
辦公設備管理制度6
（一）電腦
1、行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；
2、根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼；
3、員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄4、員工不得私設電腦密碼
（二）傳真機、復印機：
1、由公司行政部統(tǒng)一管理與使用
2、建立嚴格的使用登記制度
3、未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用
（三）可運用狀態(tài)維護
行政部負責電腦、傳真機/復印機的檢查、保養(yǎng)和維修，保證設備的.可運用狀態(tài)。
辦公設備管理制度為了保證公司辦公設備正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設備工作效率和使用效率，特制定本制度：（本制度辦公設備包括電話、電腦、打印機、收銀機、驗鈔機、空調(diào)等）
一、每臺電腦指定專門人員上機，負責日常操作，非操作人員不得隨意上機。
二、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬于公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。
三、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項。
四、上班時間人員短時間離開電腦，必須設置為密碼保護界面，下班后所有設備（服務器除外）必須關閉。
五、辦公室空調(diào)不得隨意開啟，嚴禁出現(xiàn)辦公室無人情況下的運轉(zhuǎn)。
六、打印機、復印機嚴禁長時間打復印。收貨部打印機使用頻率較高，紙屑產(chǎn)生較多，致使散熱效果變差。為了避免機器溫度過高而影響使用壽命，需要關閉電源后進行定期清掃。（每周一次）
七、設備出現(xiàn)故障，嚴禁私自拆卸，第一時間上報且由專業(yè)人員來完成維修。
八、愛護設備，不得野蠻使用。原則上采用“誰使用、誰負責”。
九、如出現(xiàn)上述情況的任何一項，每次考核20元。
十、本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行
辦公設備管理制度7
1、目的
為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備，使現(xiàn)代辦公設備在本公司生產(chǎn)和管理中充分發(fā)揮作用，并進一步提高員工的計算機應用水平，把企業(yè)計算機信息管理提到公司戰(zhàn)略管理日程，特制定本制度。
2、范圍
計算機等辦公設備，包括計算機及附屬設備、網(wǎng)絡設施、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。
3、職責
3.1、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養(yǎng)。
3.2、信息管理課負責計算機等辦公設備的采購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。
3.3、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。
3.4、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執(zhí)行工作。
3.5、集團公司企業(yè)管理委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。
4、作業(yè)內(nèi)容
4.1、相關作業(yè)流程圖和責任人、配合人。(詳見流程圖)
4.2、流程圖相關事項說明
4.2.1、辦公設備請購
4.2.1.1、辦公設備請購，由使用人提出申請，填寫“計算機等辦公設備請購單”，經(jīng)部門部長審核確認后提交信息管理課(若同一部門多個員工均須請購，則由部門匯總、部長簽字，統(tǒng)一提交信息管理課)。信息管理課根據(jù)具體情況進行審核，填寫意見(包括預計費用)，依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內(nèi)的，由課長確認簽字直接安排采購(若有庫存貨，則直接按領用程序領用);在信息管理課長審核權限之外的，報主管領導審批后，由信息管理課安排采購(若有庫存貨，則直接按領用程序領用)。采購審批權限參照《財務審批制度》。
4.2.2、辦公設備入庫、驗收
4.2.2.1、采購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續(xù)，信息管理課負責設備質(zhì)量的驗收，驗收合格后，保管員根據(jù)實際入庫數(shù)量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。
4.2.3、辦公設備領用與配置
4.2.2.1、計算機等辦公設備專用于員工辦公使用，不得挪于非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照《崗位職務說明書》中辦公設備配置要求，填寫“計算機等辦公設備領用單”，按照《財務審批制度》審批權限要求進行審批后，到信息管理課領用。
4.2.2.2、電話機、傳真機的領用與配置，各部門根據(jù)實際工作需要，確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內(nèi)線電話須填寫“電話、傳真服務聯(lián)系單”，由本部門部長簽字后，提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真，須填寫“電話、傳真服務聯(lián)系單”，由本部門部長、分管總監(jiān)簽字，提交人力資源總監(jiān)審核，報總裁批準后，交信息管理課負責辦理。
4.2.3、辦公設備使用與維護
4.2.3.1、計算機及附屬設備的使用與維護
4.2.3.1.1、計算機及附屬設備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點。若出現(xiàn)人事變動(調(diào)崗、離職等)，辦公設備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執(zhí)行。
4.2.3.1.2、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處于整潔、無灰塵的狀態(tài)。
4.2.3.1.3、規(guī)定在工作時間內(nèi)不得做與工作無關事情，禁止在計算機上安裝各種游戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執(zhí)行，信息管理課對上述違紀現(xiàn)象須作定期或不定期抽查，并對違紀行為作出處罰建議，交主管部門執(zhí)行。
4.2.3.1.4、接收E-MAIL的時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后，才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網(wǎng)絡。
4.2.3.1.5、禁止私自更改計算機的IP地址，以免影響網(wǎng)絡上其他計算機的正常工作。
4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網(wǎng)絡給其他員工共享文件須設置密碼，以免被他人給破壞。
4.2.3.1.7、電腦使用人須遵守公司的保密規(guī)定，電腦信息屬公司機密，不得向公司外部人員泄露。
4.2.3.1.8、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設備，若經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實后，照原價3倍進行賠償。
4.2.3.1.9、電腦使用人在關機時，不得強行切斷電源進行關機，應按操作規(guī)范進行關機。
4.2.3.1.10、電腦使用人須經(jīng)信息管理課確認上崗資級，不具備操作資格者，須經(jīng)事先培訓上崗(參見《員工培訓管理制度》)。非計算機使用人不得上機操作，如有發(fā)現(xiàn)或造成計算機無法正常使用者，按制度處罰外，一切后果自負。
4.2.3.1.11、計算機使用人要做好日常數(shù)據(jù)備份工作，堅持做到數(shù)據(jù)雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求，可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。
4.2.3.1.12、打印機的日常使用中，色帶、墨合用完需及時更換，更換時須嚴格按操作說明操作。
4.2.3.2、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等辦公設備的'使用與維護
4.2.3.2.1、以上辦公設備操作，詳見《使用說明書》，出現(xiàn)故障須叫專業(yè)人員維修。
4.2.3.2.2、若使用過程中出現(xiàn)人為損壞，經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實后，照原價3倍進行賠償。
4.2.4、辦公設備的維修
4.2.4.1、計算機及附設備的維修：計算機使用者在使用過程中出現(xiàn)軟、硬件問題時，使用人需填寫“維修服務聯(lián)系單”提交到信息管理課，信息管理課憑“維修服務聯(lián)系單”安排技術人員進行維修。修好后，使用人須在“維修服務聯(lián)系單”上簽字、確認。
4.2.4.2、其它辦公設備的維修：一般異常，由信息管理課技術人員排除，填寫“維修記錄表”;若涉及更換配件，使用人須填寫“維修服務聯(lián)系單”提交信息管理課報修，信息管理課根據(jù)“維修服務聯(lián)系單”安排相關技術人員維修，修好后，使用人須在“維修服務聯(lián)系單”確認、簽字。
4.2.4.3、所有辦公設備，在保修期內(nèi)，參照《設備保修協(xié)議》執(zhí)行，保修期外，由信息管理課依實際情況安排相關技術人員(可以外請，涉及費用須事先上報核準)進行維修。
4.2.5、辦公設備的報廢認定與處理
4.2.5.1、計算機、打印機、復印機、傳真機等辦公用品，由于故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”，交信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批準后，將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。
4.2.5.2、資材管理部確認無誤后，填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時，須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批準后，進行出售或報廢處理。
4.2.5.3、資材管理部出售或報廢處理的辦公設備，其現(xiàn)金上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行銷帳。
5、本制度相關支持文件及表單
(1)、《財務審批制度》
(2)、《采購物資驗收入庫管理制度》
(3)、《員工異動、移交管理制度》
(4)、《公司獎懲管理制度》
(5)、《員工培訓管理制度》
(6)、《辦公設備操作說明書》
(7)、《設備保修協(xié)議》
(8)、《報廢物品處理管理制度》
(9)、《計算機相關操作教材》
6、記錄與表式
(1)、計算機等辦公設備申請單
(2)、計算機等辦公設備入庫單
(3)、報廢物品入庫單
(4)、報廢物品出庫單
(5)、維修服務聯(lián)系單
(6)、計算機等辦公設備領用單
(7)、計算機等辦公設備報廢單
(8)、計算機維修記錄單
辦公設備管理制度8
一、目的
加強辦公設備的維護與管理,確保管理服務工作的正常開展,延長辦公設備的使用壽命。
二、適用范圍
辦公設備使用管理過程。
三、具體要求:
(一)、管理處負責妥善使用和管理各辦公設備設施,因操作不當或管理不善造成的損失概由當事人承擔,并作出賠償。
1、電話
a、辦公設備專為保障管理處各項業(yè)務工作得以順利進行而配備,必須嚴格按規(guī)定使用,無故損壞應賠償:公司電話是聯(lián)系業(yè)務及溝通各項工作的`工具,應注意愛護使用,提高效率,通話要簡潔、明了、避免長時間占用線路。
b、管理處辦公區(qū)域及宿舍區(qū)域,因公事要求申請安裝電話,須由部門或個人提出申請,,報總經(jīng)理審批后,由行政管理部統(tǒng)一辦理。
c、公司職員在職工公寓內(nèi)要求安裝電話的,須按市電話局規(guī)定繳納初裝費,電話費自理。
管理處辦公用電話,除總經(jīng)理辦公室電話及傳真外,其余均不具有國際、國內(nèi)長途功能,任何人不得以任何理由申請開啟長途功能,確因公需撥打長途的,應填寫長途申請單,經(jīng)辦公室審批后指定撥打。
2、傳真機
為了確保公司傳真機暢通,未經(jīng)許可,任何不得使用傳真機掛撥市內(nèi)及長途電話;公司傳真機使用管理規(guī)則同長途電話管理規(guī)則。
(三)、復印、打字指定人員負責。
(四)、管理處復印機保證每天8:15開機,下午5:45關機。
(五)、使用管理處復印機、電腦、應遵守操作規(guī)程,注意愛護。
辦公設備管理制度9
1、目的
為營造舒適的辦公環(huán)境、更好的利用公司資源，提高工作效率，特制定以下規(guī)定。
2、范圍
適用于物業(yè)公司各部門、各管理處辦公環(huán)境管理。
3、定義：
無
4、職責
4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設施管理進行監(jiān)督。
4.2各部門、各管理處負責各自辦公環(huán)境和辦公設施日常的管理和維護。
5、方法及過程控制
5.1辦公環(huán)境管理
5.1.1辦公環(huán)境應保持整潔，辦公用品應擺放整齊、有序；垃圾、廢紙應放入廢紙簍內(nèi)，不得隨意拋棄；不得在個人工作區(qū)域內(nèi)擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區(qū)域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面，離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下；非辦公時間，應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內(nèi)，桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。
5.1.3辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、就餐，吸煙、就餐應到指定區(qū)域；嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位，聚眾聊天，對違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區(qū)域內(nèi)交談須輕聲細語，不準大聲喧嘩、聊天；辦公時間不允許做與工作無關的事情；業(yè)余時間不要在辦公區(qū)域內(nèi)進行娛樂性活動（公司組織的除外）或接待外來訪客。
5.1.5辦公區(qū)域內(nèi)禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。
5.1.6辦公區(qū)域內(nèi)嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入，對來訪人員，應由前臺接待員進行詢問和引導。
5.1.7愛護辦公設備，出入公司電子門時，應輕拉輕放；下班前關閉電腦設備、切斷電源，擺正座椅；晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區(qū)域照明設備、辦公設備及電器設備。
5.1.8辦公桌內(nèi)不要存放大量的現(xiàn)金及貴重物品，以免造成丟失，造成不必要的損失。
5.1.9當室外溫度大于（等于）27oc時，公司將視情況開啟空調(diào)系統(tǒng)，調(diào)節(jié)室溫，當室外溫度小于（等于）26oc，空調(diào)系統(tǒng)將設置在通風狀態(tài)。
5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環(huán)境，對未按本規(guī)定要求執(zhí)行的將對其及其部門經(jīng)理進行通報批評。
5.2辦公設施、設備管理
5.2.1辦公設備的管理
辦公設備為公司財產(chǎn)，任何人不得故意損壞及因私使用。
所有辦公設備應由資產(chǎn)管理員根據(jù)價格進行分類資產(chǎn)登記，確定存放位置；任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。
各使用部門應明確設備的使用或保管人，負責設備的日常管理；各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養(yǎng)；當設備發(fā)生故障時，應及時通知辦公室系統(tǒng)組進行維修處理，不得擅自拆裝。
電腦類設備的管理
電腦類設備由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一管理，其安裝、調(diào)試、系統(tǒng)配置等工作由辦公室系統(tǒng)組負責。
使用人應嚴格遵守辦公室系統(tǒng)組的有關規(guī)定，正確使用電腦。
使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。
電腦發(fā)生故障應及時通知公室系統(tǒng)組進行處理維修，嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。
公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件，需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人，以通報形式提交辦公室系統(tǒng)組，統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員確定可行性、安裝并操作。
未經(jīng)允許，不得隨意翻閱他人資料，查閱他人電腦。
傳真機的管理
各管理處及物業(yè)本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理；前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發(fā)，他人如因工需向外發(fā)送傳真，應標明欲傳送地點及傳真號碼，由前臺接待員負責發(fā)送；對收、發(fā)傳真件應做好登記，并注意對內(nèi)容的保密。
前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養(yǎng)，發(fā)生故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組，由專人維修處理，保證傳真機正常工作。
禁止傳送與工作、業(yè)務無關的`私人材料。
復印機的管理
各管理處及物業(yè)本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。
正常情況下，復印機按照部門配備密碼，相應秘密對應限制復印張數(shù)，部門之間密碼不得混用，并將復印材料、廢紙等隨身帶走。
辦公復印時，要正確使用復印機，節(jié)約復印紙，復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印；使用后將復印機調(diào)整到節(jié)能狀態(tài)。
油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。
復印機使用人員，特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養(yǎng)，及時補充紙張和碳粉，使用故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組，通知專人進行維修處理，保證復印機的正常高效使用。
電話的管理
辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置（部門統(tǒng)一位置），話筒與話機的連接不得打結(jié)，撥打電話時聲音不要過大，以免影響其他同事工作；接聽外來電話注意bi規(guī)范；若來電話時同事不在辦公位，同室其他人員應代為接聽。
辦公人員應保管好辦公桌上的電話，并定時做好清潔工作。
因工作需要撥打長途時，應通知前臺總機進行轉(zhuǎn)接并統(tǒng)一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。
禁止撥打私人長途電話，若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記，花費自行承擔。
電話出現(xiàn)故障時要及時通知辦公室行政組，不得私自拆裝。
打印機的管理
各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內(nèi)打印機的日常使用機管理。
打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節(jié)約使用，達到使用壽命時要及時更換，同時注意環(huán)保，使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一收集處理。
不得使用打印機重復打印文件，如需多份，請打印一份后復印。
5.2.3辦公家私的管理
員工應自覺愛護公司辦公家私，并負責個人所用辦公桌椅的日常保管，不得惡意損壞。
部門公用辦公家私，應指定專人負責保管；辦公家私出現(xiàn)故障或損壞時，使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理，不得私自拆裝。
5.2.4影響設備的管理
影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。
辦公室系統(tǒng)組負責影響設備的日常管理、維護工作。
辦公室系統(tǒng)組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序，并令其負責使用期間設備的保管、清潔，使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常，并按正常操作程序關閉機器、關掉電源，發(fā)生故障應及時匯報。
使用人若將設備搬離原場地，應獲得辦公室系統(tǒng)組人員的同意，并做好《電子設備領（借）用申請表》。
5.3本規(guī)定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監(jiān)督執(zhí)行。
6、支持性文件
7、質(zhì)量記錄及表格
辦公設備管理制度10
辦公設備管理維護標準
1范圍
本標準規(guī)定了唐山市曹妃甸區(qū)行政審批局辦公設備的管理維護的主體、對象、內(nèi)容及要求、監(jiān)督考核。
本標準適用于唐山市曹妃甸區(qū)行政審批局辦公設備的管理維護工作。
2主體
行政審批局全體工作人員。
3對象
計算機、復印機、打印機、傳真機、電話機、照相機、攝像機、移動存儲設備、音響設備、投影儀、空調(diào)等。
4內(nèi)容及要求
4.1計算機
4.1.1顯示器及主機
4.1.1.1顯示器的日常維護以除塵為主;在對其除塵時，應關閉電源。定期用干凈的軟布從屏幕中心螺旋式地向外擦拭，去掉屏幕灰塵，并經(jīng)常清除機殼上的灰塵和污垢，保持外觀清潔和美觀。
4.1.1.2拔插電源線和信號電纜時，應先關機，以免損壞接口電路元件;長途搬運顯示器時，應放回原來的包裝箱內(nèi)。
4.1.1.3不能將盛有水的容器放在機殼上。
4.1.2鍵盤
4.1.2.1保持鍵盤清潔：一旦鍵盤有臟跡或油污，應及時清潔;不能用酒精清洗鍵盤，不可讓水流入鍵盤;清潔工作應在斷電的情況下進行。
4.1.2.2不同型號的鍵盤不能隨意更換，更換鍵盤時應在關閉計算機電源的情況下進行，鍵盤接口插到主機指定的位置。
4.1.2.3在操作鍵盤時，按鍵動作要適當。
4.1.3電源
4.1.3.1確保電源的輸入電壓與使用的電源電壓一致，尤其是安裝機器或搬動后的機器應特別注意。
4.1.3.2不能頻繁開關電源。
4.2打印機
4.2.1打印機卡紙后如果不能輕松移動紙張，請勿強行移動。如果紙張附著在紙盤中，則嘗試通過紙盤上部(如果可以)或從頂蓋區(qū)域?qū)⑵淙〕觥Ｈ鐭o法操作請聯(lián)系維修人員。切勿用蠻力以免破壞打印機部件。
4.2.2在正常運行的狀態(tài)下，不能強行關閉電源。
4.3移動存儲設備
4.3.1包括移動硬盤和U盤。
4.3.2移動硬盤使用時注意，在硬盤高速運轉(zhuǎn)時嚴禁硬盤受到外力碰撞，嚴禁移動硬盤。
4.3.3移動硬盤及U盤在斷開與電腦的連接時一定要進行相關操作，當系統(tǒng)提示“您可以安全的拔下設備”時方可拔除設備。
4.4投影設備
4.4.1使用由政務服務中心專人負責，其它人員未經(jīng)允許及培訓嚴禁使用該辦公設備。
4.4.2關閉投影儀時應等投影儀的lamp燈完全熄滅后再關閉電源。
4.5計算機軟件及應用軟件
4.5.1由綜合辦公室統(tǒng)一購買。
4.5.2軟件在使用時，要按照要求步驟進入或退出，以免造成軟件的損壞。
4.5.3禁止私自在行政審批局計算機上安裝其他軟件，以免病毒傳播。
4.6各類辦公設備嚴禁外借、外用。
4.7其他辦公設備的維護按其說明書要求執(zhí)行。
4.8報修及修理
4.8.1在保修期內(nèi)出現(xiàn)故障的辦公設備，使用科室或窗口應立即報告政務服務中心，由政務服務中心直接與供應商(廠家)聯(lián)系，以便能及時辦理退、賠、換、補或保修手續(xù)。
4.8.2在保修期外出現(xiàn)故障的辦公設備，發(fā)生故障不能使用時，需向政務服務中心提出請修，通過定點公司或?qū)I(yè)維修人員進行維修。
4.8.3各科室需外送修理的辦公設備，未經(jīng)政務服務中心同意而私自送修，所需費用由科室自行承擔。
4.8.4故障辦公設備經(jīng)修復后應經(jīng)使用科室或使用人進行質(zhì)量驗收、簽名。
5監(jiān)督
行政審批局政務服務中心負責監(jiān)督并做好維護記錄。
公司辦公用品管理制度
1.目的與適用范圍
1.1為規(guī)范辦公用品管理程序，維護辦公設備的完整、安全和有效使用，避免人為損壞和丟失，保證正常辦公的順利進行，特制定本制度。
1.2本制度適用于集團公司及其子公司所有部門辦公用品的管理。
2.辦公用品分類
2.1一次性消耗的辦公用品類：筆、墨、材料紙、等。
2.2管理用品類：
2.2.1基礎辦公用品:辦公桌椅、文件柜、計算器等.
2.2.2辦公設施(含公司配備的辦公用小車):空調(diào)、電扇、電暖器、電話機等價值較高或使用壽命較長的物品。
2.3辦公自動化用品類:電腦、打印機、傳真機、U盤等物品。
2.4文印耗材類：墨盒、油墨、碳粉、硒鼓、復印紙、打印紙等。
2.5保潔用品類：拖把、掃把、水桶、塑料盆等。
3.辦公用品的發(fā)放標準
3.1辦公用品的配置標準：集團公司董事長、總經(jīng)理;集團公司副總經(jīng)理;集團各部部長;集團各部副部長;集團各部一般員工;集團所屬子公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部長、副部長、車間主任、車間副主任、部室一般員工、車間一般管理人員的配置標準見附件5-11。
3.2集團公司所屬子公司:總經(jīng)理與集團公司副總經(jīng)理標準相同;副總經(jīng)理與集團部長標準一致;部長在集團副部長的基礎上加一部電話;副部長、車間主任和集團一般員工標準一致;車間副主任、部室一般員工和車間一般管理人員標準見附件
3.3一次性消耗的辦公用品個人發(fā)放標準
3.3.1一般管理人員：10元/月
3.3.2中層管理人員：20元/月
3.3.3高層管理人員：30元/月
3.4根據(jù)實際情況,每半年對辦公用品的費用定額調(diào)整一次。
4.辦公用品實行專人專管:
集團企管部為主管部門，在該部設置一名辦公用品專職管理員,負責集團總部和公司辦公用品的直接管理,負責集團所屬其他公司辦公用品的垂直管理;集團企管部設一名兼職人員負責辦公用品的庫存保管和發(fā)放管理。之外的.子公司辦公用品由所在公司經(jīng)營規(guī)劃室(或辦公室)負責自我控制,但須接受集團企管部的垂直管理.
5.辦公用品需求計劃
5.1一次性消耗品類需求計劃
5.1.1各部門應于每月26日前編制下月的《辦公用品采購申請單》(臨時急需計劃可按以下程序隨時編制上報)一式五份，由申請人、申請部門負責人、申請單位主管領導簽字后報辦公用品主管部門專職辦公用品管理員，核實公司辦公用品庫存和閑置情況提出新購或調(diào)配建議，經(jīng)辦公用品主管部門負責人審核，集團行政副總簽批后報集團采購部采購。
5.2基礎辦公用品類、辦公設施類、辦公自動化用品類、保潔用品類需求計劃
5.2.1新進公司員工辦公用品需求
5.2.1.1集團人力資源部根據(jù)月份人力資源需求計劃,每月向集團企管部預報送《新進人員到職情況表》。
5.2.1.2每位新員工到職，集團人力資源部均向集團企管部出據(jù)一份《員工到職單》，集團企管部依據(jù)《員工到職單》編寫辦公用品領用單。
5.2.2當員工崗位發(fā)生變化時,按新崗位調(diào)整辦公用品計劃。
5.3辦公耗材類需求計劃：各辦公設施使用部門向集團企管部申報計劃，由辦公用品管理員核實后按程序報批。
5.4辦公用品采購計劃在500元以下且在配置標準范圍內(nèi)的由集團行政副總批;500元及以上的由集團總經(jīng)理審批。
5.5標準之外的特殊辦公用品需專題報告，經(jīng)集團公司總經(jīng)理批準后，方可購買，不受定額限制。
5.6經(jīng)核準后的《辦公用品采購申請單》申請部門一份，集團企管部留存一份，采購部三份。
6.辦公用品的采購
6.1采購部門須根據(jù)已審批的《辦公用品采購申請單》及時采購，保質(zhì)保量供應。
6.2所有辦公用品的采購任務均由采購部統(tǒng)一負責,在規(guī)定的時間內(nèi)采購回廠。
7.物品入庫
7.1固定資產(chǎn)類辦公用品的入庫手續(xù)由裝備部以《設備驗收單》的形式負責辦理，并組織入庫到指定的倉庫。
7.2非固定資產(chǎn)類的辦公用品由集團企管部負責入庫的驗收工作，并放入指定的地點納入倉庫管理范疇.
7.3對于符合規(guī)定要求的入庫辦公用品，由集團企管部辦公用品管理員登記建帳;對不符合要求的，由采購人員負責辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。
7.4采購回廠的辦公用品由采購部負責采購建帳。
7.5辦公用品在保管期內(nèi)確保完好,出現(xiàn)破損由保管部門責任人負責賠償。
7.6采購部辦理辦公用品入庫手續(xù)時,一并出據(jù)采購價格表供建帳使用.
8.辦公用品的領用
8.1所有辦公用品的領用(新增和調(diào)劑),均填寫《辦公用品領用申請單》(見附件2)。
8.2價值20xx元以上的辦公用品的領用,必須由相應的財務部門在《辦公用品領用申請單》上簽字蓋章,倉庫見蓋有財務印章的領用申請單后方可發(fā)貨。
8.3各部門須指定專人領用和管理低值易耗品類辦公用品。
8.4新到職員工持《員工到職單》，按經(jīng)營規(guī)劃部的通知領用辦公用品。
8.5員工崗位變動時,由經(jīng)營規(guī)劃部門按新崗位調(diào)配辦公用品,通知本人辦理調(diào)配手續(xù).
8.6辦公耗材的領用,經(jīng)交舊換新后,方可發(fā)放.
8.7對辦公用品的領用從公司、部門和個人分別單獨建帳、實行一帳一表(《部門/員工個人辦公用品領用簽字表》),定額管理,原則上超支不發(fā)。部門辦公用品領用發(fā)放時,要求建立二級臺帳,以規(guī)范部門辦公用品的使用。
8.8部門或個人領用的辦公用品因質(zhì)量問題無法使用,經(jīng)部門負責人確認后可退回采購部實行“三包”。
辦公用品管理制度
第一章總則
為使辦公用品管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，降低辦公用品消耗，減少損失和浪費，結(jié)合我中心工作特點，在管理上貫徹“管用結(jié)合，合理調(diào)配，物盡其用”的原則，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。
第二章辦公用品范圍
1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。
2、低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等。
3、實物資產(chǎn)：物資價格達300元以上，如：空調(diào)、計算機、攝像機、照相機等電腦、打印機的耗材。
4、其他辦公用品、設備。
第三章辦公用品申請
1、各部門如需辦公用品，于每月25日前經(jīng)部門主管確認，上報辦公室，經(jīng)中心主任審批后，辦公室統(tǒng)一安排購置。
2、因工作需要，急需的辦公用品，各部門可直接向中心主任報告后購買，事后再補辦有關手續(xù)。
第四章辦公用品采購
1、公司辦公用品的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)中心同意，可由申請部門自行購買。
2、申購物品應填寫物品申購單。
3、物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：
1)定點：公司定大型超市進行物品采購。
2)定時：每月月初進行物品采購。
3)定量：動態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。
4)選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較，擇優(yōu)選用
第五章辦公用品入庫
1、購入的辦公用品由財務負責按類別、品種清點、驗收，及時登記入冊，統(tǒng)一入庫管理。
2、對于存在質(zhì)量問題的產(chǎn)品，財務有權拒收，有采購人員負責退換。
3、對購入、發(fā)出和庫存的數(shù)量，并建立一套領用登記臺賬
第六章領(借)用制度
辦公用品使用要堅持“厲行節(jié)約、反對浪費”的原則，必須通過財務辦理一定登記手續(xù)后方可領取或借用，一般不得私自任意拿用。具體辦法：
1、領用電腦、打印機的各類耗材必須以舊換新。
2、領用其它辦公用品由領用人在辦公用品臺賬上登記。
3、凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門經(jīng)理簽字認可。
4、借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還。
5、借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償。
第七章附則
1、新進人員到職時向財務部領用辦公物品;人員離職時，必須向財務辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)財務認可的，其他部門不得為其辦理離職手續(xù)。
2、辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。
3、定期開展辦公用品核查工作，盤點、核對，做到帳實相符。
4、全體工作人員要加強對公用物資、辦公用品的使用和保管。嚴格控制不必要的消耗和損壞，對不負責任而造成損失者要追究其責任或經(jīng)濟賠償。
辦公設備管理制度11
歸檔：
1、 公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。
2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
（1） 收集：對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（2） 整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
（3） 檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。
（4） 排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。
（6） 編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。
（7） 編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。
3、 歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。
4、 由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、 重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、 公司在各經(jīng)營管理工作中形成的.重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍（責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。
7、 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。
8、 工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。
9、 設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、
人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復后，10～20天內(nèi)由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。
11、
凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、
涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
辦公設備管理制度12
隧道分公司辦公設備管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了提高辦公設備的使用效率,保持其設備性能,有效節(jié)約費用開支,根據(jù)公司實際情況制定本辦法。
第二條 本辦法所指辦公設備包括為完成工作而購買的攝像機、照相機、便攜式計算機、移動硬盤、u盤、手機等。
第二章 辦公設備的.配備及管理
第三條 因工作需要，確需購買的辦公設備由當事人所在部門提出申請，報單位領導審批后再購買,所購辦公設備要經(jīng)公司機關有關部門備案。(配備人員見附表1)
第四條 新購辦公設備采取公司與個人按照一定出資比例購買，在規(guī)定使用年限后歸個人所有。在規(guī)定使用年限期間，一般情況是公司所有，個人使用。(見附表1)
第五條 原購辦公設備由所在單位登記后統(tǒng)一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內(nèi)不再重復購買，達到規(guī)定使用年限后，由綜合工作部會同相關部門對其評估后折價處理，原使用人有優(yōu)先購買權。
第六條 在規(guī)定使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、滅失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人負責。
第七條 在辦公設備規(guī)定使用年限期間，配備人員因工作需要發(fā)生調(diào)動的，公司范圍內(nèi)調(diào)動辦公設備采取“機隨人走”，公司范圍外調(diào)動辦公設備上交公司，由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設備由綜合工作部會同相關部門對其評估后折價處理，原使用人有優(yōu)先購買權。
第八條 在規(guī)定使用年限期間，辦公設備的維修與保養(yǎng)由使用人負責，所發(fā)生的費用按照年限費用遞增辦法包干使用,據(jù)實列銷(見附表2)
第九條 辦公設備購買費用按照崗位不同采取不同的出資比例。
l 公司經(jīng)理、書記的辦公設備購買費用據(jù)實報銷。
l 公司副職領導的辦公設備購買費用在基礎出資比例上個人降低50%。
l 公司部門負責人、項目領導班子成員的辦公設備購買費用在基礎出資比例上個人降低25%。
l 其他崗位人員的辦公設備購買費用按照基礎出資比例。
第三章 附 則
第十條 辦公設備由公司財務部設立專門帳戶,發(fā)生的費用一律按使用年限及出資比例辦理報銷。
第十一條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，由公司綜合工作部負責解釋。
辦公設備管理制度13
為了規(guī)范公司辦公等設備的使用管理,保證公司的設備正常使用,特制定本規(guī)定。
一、電話:
1、公司電話是聯(lián)系業(yè)務及溝通各項工作的`工具,應注意愛護,提高效率,通話要簡潔、明了,避免長時間占用線路。
2、公司各部門辦公區(qū)域,因工作需要設置電話,須由所需部門提出書面申請,經(jīng)公司行政人事部統(tǒng)一辦理,報地產(chǎn)常務副總經(jīng)理審批后,交工程部實施。
3、公司各部門辦公用電話,除行政人事部電話及傳真機外,其余不具有國際長途功能,任何人不能以任何理由私自撥打,確因公需撥打長途的,應填寫長話申請,經(jīng)公司行政人事部備案后指定撥打。
4、不準用公司電話聊天及處理私人事務。
5、如查詢出有違反上述規(guī)定者,所發(fā)生費用將以加倍罰款及警告處罰。
二、傳真機:
1、為確保公司傳真機的暢通,未經(jīng)許可,任何人不得使用傳真機掛撥市內(nèi)及長途電話。
2、因公事需使用傳真機收、發(fā)傳真的,應填寫申請,辦公室備案,并由辦公室文秘負責操作。
三、復印機、電腦、打印機:
1、復印機是公司機要崗位所配備的工具,并由行政人事部指定的專管人員負責操作。因公事需要使用的,應按規(guī)定登記,填寫用紙規(guī)格、張數(shù)、內(nèi)容,使用者應簽名,并經(jīng)部門負責人批準。
2、復印機由行政部統(tǒng)一監(jiān)督管理。
3、使用公司復印機、電腦、打印機應遵守操作規(guī)程,注意愛護
四、附則:
本規(guī)定由公司行政人事部負責解釋,自頒布之日起施行。
辦公設備管理制度14
1、目的
為營造舒適的辦公環(huán)境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規(guī)定。
2、范圍
適用于物業(yè)公司各部門、各管理處辦公環(huán)境管理。
3、定義:
無
4、職責
4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設施管理進行監(jiān)督。
4.2各部門、各管理處負責各自辦公環(huán)境和辦公設施日常的管理和維護。
5、方法及過程控制
5.1辦公環(huán)境管理
5.1.1辦公環(huán)境應保持整潔,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內(nèi),不得隨意拋棄;不得在個人工作區(qū)域內(nèi)擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區(qū)域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內(nèi),桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。
5.1.3辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應到指定區(qū)域;嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位,聚眾聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區(qū)域內(nèi)交談須輕聲細語,不準大聲喧嘩、聊天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業(yè)余時間不要在辦公區(qū)域內(nèi)進行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。
5.1.5辦公區(qū)域內(nèi)禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。
5.1.6辦公區(qū)域內(nèi)嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入,對來訪人員,應由前臺接待員進行詢問和引導。
5.1.7愛護辦公設備,出入公司電子門時,應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區(qū)域照明設備、辦公設備及電器設備。
5.1.8辦公桌內(nèi)不要存放大量的現(xiàn)金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。
5.1.9當室外溫度大于(等于)27oc時,公司將視情況開啟空調(diào)系統(tǒng),調(diào)節(jié)室溫,當室外溫度小于(等于)26oc,空調(diào)系統(tǒng)將設置在通風狀態(tài)。
5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環(huán)境,對未按本規(guī)定要求執(zhí)行的'將對其及其部門經(jīng)理進行通報批評。
5.2辦公設施、設備管理
5.2.1辦公設備的管理
5.2.2.1辦公設備為公司財產(chǎn),任何人不得故意損壞及因私使用。
5.2.2.2所有辦公設備應由資產(chǎn)管理員根據(jù)價格進行分類資產(chǎn)登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。
5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養(yǎng);當設備發(fā)生故障時,應及時通知辦公室系統(tǒng)組進行維修處理,不得擅自拆裝。
5.2.2.4電腦類設備的管理
5.2.2.4.1電腦類設備由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一管理,其安裝、調(diào)試、系統(tǒng)配置等工作由辦公室系統(tǒng)組負責。
5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統(tǒng)組的有關規(guī)定,正確使用電腦。
5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。
5.2.2.4.4電腦發(fā)生故障應及時通知公室系統(tǒng)組進行處理維修,嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。
5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統(tǒng)組,統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員確定可行性、安裝并操作。
5.2.2.4.6未經(jīng)允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。
5.2.2.5傳真機的管理
5.2.2.5.1各管理處及物業(yè)本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發(fā),他人如因工需向外發(fā)送傳真,應標明欲傳送地點及傳真號碼,由前臺接待員負責發(fā)送;對收、發(fā)傳真件應做好登記,并注意對內(nèi)容的保密。
5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養(yǎng),發(fā)生故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組,由專人維修處理,保證傳真機正常工作。
5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業(yè)務無關的私人材料。
5.2.2.6復印機的管理
5.2.2.6.1各管理處及物業(yè)本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。
5.2.2.6.2正常情況下,復印機按照部門配備密碼,相應秘密對應限制復印張數(shù),部門之間密碼不得混用,并將復印材料、廢紙等隨身帶走。
5.2.2.6.3辦公復印時,要正確使用復印機,節(jié)約復印紙,復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印;使用后將復印機調(diào)整到節(jié)能狀態(tài)。
5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。
復印機使用人員,特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養(yǎng),及時補充紙張和碳粉,使用故障時及時通知辦公室系統(tǒng)組,通知專人進行維修處理,保證復印機的正常高效使用。
5.2.2.7電話的管理
5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統(tǒng)一位置),話筒與話機的連接不得打結(jié),撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規(guī)范;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應代為接聽。
5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話,并定時做好清潔工作。
5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時,應通知前臺總機進行轉(zhuǎn)接并統(tǒng)一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。
5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話,若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記,花費自行承擔。
5.2.2.7.5電話出現(xiàn)故障時要及時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。
5.2.2.8打印機的管理
5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內(nèi)打印機的日常使用機管理。
5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節(jié)約使用,達到使用壽命時要及時更換,同時注意環(huán)保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一收集處理。
5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件,如需多份,請打印一份后復印。
5.2.3辦公家私的管理
5.2.3.1員工應自覺愛護公司辦公家私,并負責個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。
5.2.3.2部門公用辦公家私,應指定專人負責保管;辦公家私出現(xiàn)故障或損壞時,使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理,不得私自拆裝。
5.2.4影響設備的管理
5.2.4.1影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。
5.2.4.2辦公室系統(tǒng)組負責影響設備的日常管理、維護工作。
5.2.4.3辦公室系統(tǒng)組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常,并按正常操作程序關閉機器、關掉電源,發(fā)生故障應及時匯報。
5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地,應獲得辦公室系統(tǒng)組人員的同意,并做好《電子設備領(借)用申請表》。
5.3本規(guī)定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監(jiān)督執(zhí)行。
6、支持性文件
7、質(zhì)量記錄及表格
辦公設備管理制度15
物業(yè)公司辦公設備使用管理作業(yè)指導書
1.0目的
通過規(guī)范辦公設備的使用管理,保證公司在實現(xiàn)服務過程中辦公設備正常使用。
2.0適用范圍
適用于公司所有的辦公設備。
3.0定義
4.0職責
4.1行政辦公室負責所有辦公設備的采購及調(diào)配。
4.2各部門負責屬本部門使用的辦公設備的管理。
4.3機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養(yǎng)。
5.0內(nèi)容
5.1辦公設備種類
復印機、傳真機、打印機、攝像機、照相機、過塑機、音響設備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。
5.1.1電腦管理
公司電腦根據(jù)其用途包括辦公電腦和非辦公電腦,兩者的配置,都必須由部門根據(jù)崗位的需求,提出書面申請,經(jīng)公司領導審批后,由機電管理部根據(jù)需求選型,行政辦公室負責新機的采購。
1、辦公電腦的管理
(1)各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人為該電腦管理員,負責該電腦的日常使用,其職責如下:
負責設置、修改該電腦的用戶密碼,并報公司備案;
負責該電腦的日常管理及報修;
定期對硬盤進行整理,對需要保留的電子文檔進行備份,清除垃圾文檔;
定期對電腦進行殺毒,對外來軟件進行安全性檢查,確認無誤后方能使用。
每周填寫電腦運行周報。
(2)任何人未經(jīng)許可不得使用他人的電腦。
(3)辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更,如有需要,須經(jīng)請示批準后,由機電管理部技術人員實施。
(4)辦公電腦如需上網(wǎng),須經(jīng)所在部門提出書面申請,報請行政辦公室、分管領導批準后,由機電管理部負責接入。不得在網(wǎng)上瀏覽與工作無關的網(wǎng)站,下載與工作無關的網(wǎng)絡信息資料。
(5)機電管理部負責辦公電腦及其相關外部設備的維修,并定期(每月一次)對電腦的'使用情況進行檢查;根據(jù)電腦使用情況不定期組織電腦操作知識的培訓。
(6)下班后相關責任人檢查電腦是否正確關機,正常情況下不得強行關機。
2、非辦公用電腦的管理
(1)此類電腦包括:空調(diào)集控、水電抄表、bas、停車場系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、咨詢臺用。
(2)此類電腦的日常管理維護由使用部門負責,機電管理部負責定期保養(yǎng)和問題處理。
(3)此類電腦的損壞將直接導致服務受到影響,所以禁止在電腦上進行與系統(tǒng)無關的操作,禁止使用外來磁、光盤。
5.1.2傳真機的管理
1、行政辦公室負責接收公司各類傳真,并及時作好記錄,并及時通知收件人到行政辦公室辦理簽收。
2、因公對外發(fā)送傳真應辦理登記手續(xù),登記完畢后方可發(fā)送,因私傳真未經(jīng)批準一律不予傳送。
3、使用傳真機時需要注意,發(fā)送多頁單張原稿時,其寬度必須一致;原稿上的訂書釘應先取下,尺寸過小或不完整的原稿應夾在硬塑薄膜中發(fā)送,以免卡住或損壞原稿。
4、安裝于普通市內(nèi)電話網(wǎng)及普通長途電話線路上的傳真機,一般不能用來傳送機密文件。
5、不得把傳真機當作復印機使用,下班時應將傳真機設于自動收文狀態(tài)。
6、傳真機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準擅自拆卸。
7、傳真機的安裝應平穩(wěn),要防止灰塵進入機內(nèi)。為預防事故,安裝時應接地良好,并設有避雷裝置。使用頻繁的機器要經(jīng)常進行清潔維護。
8、傳真機出現(xiàn)重大故障時,應找專業(yè)技術人員檢修。
9、因公使用長途電話應作好使用登記,注明撥打單位,簡要描述通話內(nèi)容,經(jīng)行政辦公室主任批準后使用。下班后應鎖閉傳真機長途功能。
5.1.3辦公電話管理規(guī)定
公司電話屬于辦公用途,為了保證工作的正常開展及業(yè)務的暢通,加強內(nèi)部管理,合理控制費用成本,特對辦公電話管理作如下規(guī)定:
(1)報銷額度:詳見《電話功能及月話費額度核定表》。
(2)報銷管理
職責:
行政辦公室和機電管理部根據(jù)公司批準的《電話功能及月話費額度核定表》對辦公電話功能及話費進行調(diào)整和控制。
各部門電話功能及月話費額度調(diào)整需按程序申報:部門經(jīng)理批準→行政辦公室主任審核→分管領導批核→總經(jīng)理批準。
機電管理部負責于每月3日前打印匯線通電話的話費統(tǒng)計明細報行政辦公室,行政辦公室負責審核當月話費額度標準,并于每月5日前將超標話費明細交財務部執(zhí)行扣款;直線電話月話費明細由機電管理部根據(jù)電信部門統(tǒng)一扣款日期打印清單報行政辦公室。
行政辦公室不定期抽查電話清單,如發(fā)現(xiàn)非正常聲訊電話,將按產(chǎn)生話費的三倍在個人月工資或部門月績效工資中扣罰。
行政辦公室負責考核個人直線電話和部門匯線通電話額度標準,部門或班組的直線電話和個人匯線通電話額度標準由部門負責考核。
直線電話的月話費額度管理:
直線電話不得撥打聲訊電話,如因工作業(yè)務需要撥打聲訊電話,須使用匯線通電話。
直線電話責任到個人的,月話費額度超標部分在個人月工資中扣除。
直線電話責任到部門或班組的,月話費額度超標部分在部門或班組月績效工資中扣除。
田園居管理處實行獨立核算,話費由部門自行控制。
匯線通電話的月話費額度管理:均以部門或班組為單位進行核算,月話費額度超標部分在部門或班組月績效工資中扣除。
(3)辦公電話機的保養(yǎng)和維護
嚴禁猛烈拍打話機叉簧,當撥號后未接通時應輕輕反叉簧按下1-2秒再重新?lián)芴枴?/p>
通話完畢應輕輕將話機擱在電話機上,不得用力擲話筒或?qū)⒃捦矓R在一旁,影響電話的正常使用。
打電話時不得卷繞電話機繩,以免機繩扭絞后各芯之間混接在一起,產(chǎn)生接口松動,芯線暗斷等故障,出現(xiàn)話音時斷時續(xù),使通話受到影響。
在撥號(按鍵)時,應注意用力均勻,不宜用力過猛過快,以保持機件情況正常,延長使用壽命。
5.1.4打(復)印機的管理
1、打印機管理
(1)用環(huán)保紙進行打印時應注意將環(huán)保紙上的訂書釘、回形針取下,以免卡住或損壞機器。
(2)分配于其他部門及管理處使用的打印機由設備所在部門自行負責維修保養(yǎng),使用打印機時應嚴格按照程序操作。
(3)不得因私使用打印機,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。
(4)打印機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準擅自拆卸。打印機的安裝應平穩(wěn),要防止灰塵進入機內(nèi)。使用頻繁的機器要經(jīng)常進行清潔維護。
(5)打印機出現(xiàn)重大故障時,應找專業(yè)技術人員檢修。
2、復印機管理
(1)公司16/f的復印設備由行政辦負責維護保養(yǎng),分配于其他部門及管理處使用的復印機由設備所在部門自行負責維修保養(yǎng),使用復印機時應嚴格按照程序操作。
(2)不得因私使用復印機,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。
(3)復印機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準擅自拆卸。復印機的安裝應平穩(wěn),要防止灰塵進入機內(nèi)。使用頻繁的機器要經(jīng)常進行清潔維護。
(4)下班時相關責任人要檢查復印機電源是否關閉。
(5)復印機出現(xiàn)重大故障時,應找專業(yè)技術人員檢修。
5.1.5攝影(像)器材的管理
1、攝影(像)器材由行政辦公室負責維護保養(yǎng)。
2、各部門需要動用攝影(像)器材時應向行政辦公室主任申請,經(jīng)同意后方可使用,同時應辦理借用登記,填寫《工機具領借用登記表》,使用完畢及時歸還,若因使用不當或保管不利造成辦公設備損壞或丟失的,按照公司相關規(guī)定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。
3、攝影(像)器材應放在清潔而干燥的地方,避免潮濕和高溫,防止灰塵進入機內(nèi)。每次使用完畢要用專業(yè)擦拭紙進行擦拭,并及時送交保管。
4、所拍攝的內(nèi)容由行政辦公室統(tǒng)一沖印或刻錄光盤,未經(jīng)允許不得私自外出沖印、刻錄。未經(jīng)允許,嚴禁員工自行拍攝個人照片及聲像資料。
5.2辦公設備的維護保養(yǎng)
5.2.1機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養(yǎng),當辦公設備不能正常運行時,使用部門應及時聯(lián)系機電管理部進行維修,維修中如發(fā)生零配件改變時,機電管理部應填寫《辦公設備維修記錄表》,無法維修時填寫《設備對外委托維修申請單》報請外修;其他辦公設備可由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司定期維保,若在使用中出現(xiàn)故障,由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司及時修復。
5.3辦公設備的報廢
當價值在100元以上的辦公設備發(fā)生嚴重損壞或老化,由使用部門填寫《報廢申請單》,經(jīng)相關技術人員、使用部門負責人確認、財務部審核、分管領導、總經(jīng)理批準后,作廢品處理。
6.0記錄
6.1《工機具領借用登記表》
6.2《辦公設備維修記錄表》
6.3《設備對外委托維修申請單》
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